Samenwerken op locatie én op afstand bij Nationale Opera & Ballet

Uitdaging

In 2020, met het uitbreken van de coronapandemie, ontstond ook bij NO&B de behoefte aan het faciliteren van hybride vergaderingen. Kort daarvoor was de organisatie gestart met de overstap naar Microsoft Teams en SharePoint: deze programma’s werden op een gegeven moment intensief gebruikt, maar er bleek een gebrek aan geschikte vergaderruimtes. Er kwam vraag naar de mogelijkheid om op afstand te vergaderen met interne en externe contacten, en om digitaal te presenteren in de vergaderruimtes. Naar aanleiding van deze vraag zette NO&B een aanbesteding uit om verschillende oplossingen hiervoor met elkaar te kunnen vergelijken.

Eisen voor de inrichting van hybride vergaderruimtes

Lizz van Huizen, Informatiemanager bij NO&B, was betrokken bij dit project en vertelt erover: “De vereiste voor de systemen waar we naar op zoek waren, voor verschillende vergaderruimtes op twee locaties, was dat deze goed met elkaar én met Microsoft Teams samen konden werken. Op het moment dat we het project begonnen, werkte de directie daarnaast tevens veel met Zoom, voor het geven van updates en voor het contact met externen. Ook daar moest de nieuwe apparatuur dus eenvoudig mee gebruikt kunnen worden. Verder bestond er de wens dat de systemen gemakkelijk te hanteren zouden zijn, zodat iedere medewerker hier zonder problemen mee overweg zou kunnen.

Lizz van Huizen, Informatiemanager bij Nationale Opera & Ballet

VOORAF TESTEN

Middels een aanbesteding hebben we verschillende merken een week lang kunnen testen, waarna we een vergelijking maakten op basis van onze wensen. Uit deze vergelijking kwam Yealink als beste naar voren. Dit systeem sloot goed aan op het werkplekconcept van NO&B en werkte naadloos samen met Microsoft Teams & Zoom”, aldus Lizz.

Oplossing

Bij Nationale Opera & Ballet zijn vijf vaste vergaderzalen en één mobiele zuil ingericht om hybride te vergaderen en presenteren. In het decoratelier, dat zich op een andere locatie in Amsterdam bevindt, is tevens een vergaderzaal ingericht met dezelfde soort oplossing. Deze oplossing komt in twee vormen: een all-in-one videobar (Yealink A30), en een losse audio- en camerabar met plafondmicrofoon (Yealink VCM38). Beiden beschikken over een Touch Panel met Teams. Ter aanvulling hierop, met het eenvoudig delen van content als doel, kwam daar in iedere ruimte ook een VCH51 sharing kit bij – hetgeen gebruikt kan worden om zonder meeting een scherm of document te delen in de vergaderruimte. Dankzij deze systemen heeft NO&B nu in iedere vergaderzaal een eenvoudig te gebruiken alles-in-een oplossing voor meetings en presentaties.

Lizz: “Het aanbod dat AVEX ons gaf, was specifiek gericht op de wensen van onze organisatie, en het bedrijf bleef gedurende het gehele traject met ons meedenken over de meest passende oplossing voor onze verschillende zalen en locaties.”

Resultaat

Begin dit jaar waren alle nieuwe systemen door AVEX geïnstalleerd en werden snel en makkelijk in gebruik genomen. Zo konden de medewerkers van NO&B hun werk optimaal blijven doen – ook op afstand. De afdelingen die hybride werken, hebben nu de juiste faciliteiten. Vanuit huis en op kantoor. Ook bij meetings waarbij medewerkers op kanoor verdeeld zijn over meerdere vergaderruimtes, is iedereen goed zichtbaar in beeld. Zonder vertraging en met goed beeld en geluid.

Lizz: “Onze collega’s namen de systemen eenvoudig in gebruik, zonder dat er veel uitleg nodig was. Je maakt in Outlook een afspraak en voegt de ruimte toe. Wanneer de afspraak begint, tik je in de vergaderzaal op het Touch Panel om de meeting te starten, en klaar! Veel medewerkers begrepen meteen hoe dit werkte, maar voor de zekerheid hebben we in elke vergaderruimte een uitleg bij het device geplaatst. We hebben veel positieve reacties gekregen op de nieuwe systemen.”

Artistieke teams & de artiestenfoyer

Lizz: “Vooral de productie- en artistieke teams hebben veel contact met vakcollega’s van over de hele wereld. Een deel van dit contact kan nu ook vanuit de nieuwe vergaderfaciliteit plaatsvinden, wat reistijd en kosten bespaart. De drempel om een meeting te plannen is op deze manier natuurlijk ook veel lager.

En, de systemen werken zodanig naar tevredenheid, dat er inmiddels nog een ruimte met Yealink ingericht zal worden: op het moment wordt de artiestenfoyer verbouwd en hier zal nu een vergaderzaal met dezelfde faciliteiten bij geplaatst worden!”