Na een verbouwing van ruim twee jaar biedt het Stadhuis nu meer dan ooit de mogelijkheid om verbinding te maken met de stad en de inwoners. Met een prachtige binnentuin en ontmoetingsruimte, toegankelijk voor het publiek. Ook de nieuwe moderne audiovisuele faciliteiten zorgen voor meer verbinding met de inwoners. De vergaderingen van de raad en van de commissies zijn openbaar. Iedereen kan een vergadering live mee- of terugkijken. Transparant zijn naar de burger is heel belangrijk en goede AV helpt daarbij.
Project
Het karakteristieke Stadhuis van Leiden is na een grote verbouwing volledig gemoderniseerd, uiteraard met behoud van de historische waarde van het gebouw. Het hele pand is duurzaam en toekomstbestendig gemaakt. Tegelijk met de verbouwing is ook de monumentale raadzaal gerenoveerd en is een nieuwe commissiezaal ingericht. AVEX kreeg de eervolle opdracht voor het ontwerp, levering en het onderhoud van de nieuwe audiovisuele voorzieningen.
BETROUWBAAR
Rick Roelofs, leveranciersmanager bij Gemeente Leiden: “Er liepen drie aanbestedingstrajecten tegelijk. De verbouwing van het stadhuis, de vervanging van het raadsinformatiesysteem (RIS) en de vernieuwing van de audiovisuele systemen. Dat kost uiteraard veel tijd, maar alles kwam wel mooi samen. We konden de eisen en wensen goed op elkaar laten aansluiten. Voor de AV kwam AVEX met hun inschrijving als beste naar voren op basis van prijs-kwaliteitsverhouding.”
“Voor het opstellen van het Programma van Eisen (PVE) hebben we bij een aantal gemeentes gekeken”, vertelt Anna Marie Slink, plaatsvervangend griffier en vanuit de griffie betrokken bij de leverancierskeuze. “Zoals naar Rotterdam, zij zitten ook in een monumentaal pand. Het bestaande AV systeem liep tegen bepaalde grenzen aan”, vervolgt Anna Marie. “Het was door de jaren heen steeds iets uitgebouwd en op een gegeven moment is het als een blokkendoos die niet meer helemaal lekker in elkaar past. Onze algemene wens voor het nieuwe systeem was vooral een betrouwbaar en stabiel systeem. Met goede kwaliteit beeld en geluid. Uiteraard waren er ook meer specifieke wensen, zoals de mogelijkheid om te stemmen en het zichtbaar maken van namen en spreektijden. En het moest een gebruiksvriendelijk systeem zijn. Er zit zoveel techniek in zo’n zaal,” aldus Anna Marie. “AVEX was een van de inschrijvers. Van te voren kenden wij AVEX eigenlijk nog niet, wij stonden er helemaal blanco in.”
Flexibel in gebruik
In de raadzaal is een discussiesysteem aangelegd met bijna 40 discussieposten. Ook in de commissiezaal staat eenzelfde discussiesysteem. Alle deelnemers aan de vergadering hebben een persoonsgebonden pasje. Je steekt je pasje in de spreekpost. Als je de post aanzet komt jouw naam en de partij waar je bij aangesloten bent in beeld. In beide zalen is een cameravolgsysteem.
De geluidsinstallatie is uitgerust met slechthorendenvoorzieningen. Ook zijn er meeluisterzalen ingericht. De zalen zijn multifunctioneel te gebruiken, ook de techniek is daarop ingericht.
“Bij sommige vergaderingen kijken wel 600 mensen op afstand mee, vooral bij onderwerpen die heel erg spelen bij de inwoners. Door de agendapunt- en sprekersmarkering kan iemand inschakelen bij het agendapunt dat hij of zij interessant vindt. Dit maakt het zoveel gebruiksvriendelijker. Ook de sprekersnamen en functies zijn zichtbaar. En door de professionele camerasetting kan de kijker thuis de vergadering ook veel prettiger volgen. De beelden vloeien rustig in elkaar over”, aldus Anna Marie Slink.
Gebruiksvriendelijkheid is door AVEX ingevuld in de vorm van een digitaal bedieningsscherm met voorgeprogrammeerde knoppen. Er zijn koppelingen gerealiseerd tussen de audiovisuele systemen en het raadsinformatiesysteem om zorg te dragen voor een volledige archivering en streaming van de vergaderingen met alle bijbehorende metadata. Rick: “Transparantie vanuit de gemeente naar de burgers is belangrijk. Om als gemeenteraad een stuk dichter bij de burger te staan. De juiste techniek biedt daarin grote meerwaarde.”
Extra uitdagingen
In zo’n monumentaal pand heb je te maken met speciale wetten en regels als je gaat verbouwen. De mogelijkheden voor verbouwen en ook voor het installeren van apparatuur zijn beperkter. Lang niet alles kan en mag, dus dit biedt uiteraard extra uitdagingen. AVEX heeft veel ervaring met het bedenken van oplossingen met inachtneming van de regels.
Wij hebben ook de testfase, de Proof of Concept, als zeer prettig ervaren in de samenwerking met het team van AVEX. Samen met de gebruikers is uitgebreid getest. AVEX heeft zo alles op onze wensen afgestemd.
Uitgebreide testmogelijkheden
Anna Marie: “Wij hebben ook de testfase, de Proof of Concept, als zeer prettig ervaren in de samenwerking met het team van AVEX. Dit vond plaats bij AVEX. Perfect, want in ons eigen gebouw was de verbouwing in volle gang. Samen met de gebruikers is ook uitgebreid getest hoe het bedieningspaneel er het beste uit kon zien. AVEX heeft zo alles op onze wensen afgestemd.”
“Wij hebben ervoor gekozen om geen enkele afstandsbediening in de zalen te hebben. De bode zet het systeem aan en sluit ook weer af, zodat er zo min mogelijk kans is op verstoringen van de techniek. Je wil niet dat er onbedoeld instellingen veranderd kunnen worden. Niet door eigen medewerkers, maar bijvoorbeeld ook niet door schoolkinderen die een bezoekje aan het Stadhuis brengen”, vertelt Rick.
Tevreden gebruikers
“De gebruikers ervaren de systemen positief, ze zijn er heel blij mee en zijn tevreden. Natuurlijk is het wennen met de pasjes. Zonder pasje kan je feitelijk niet deelnemen aan de vergadering. Inmiddels wordt het steeds meer routine”, zo schetst Anna Marie.
Voor de collega’s van Facilitaire Zaken heeft de nieuwe techniek veel impact. Zij zijn de eerste lijn voor het gebruik van het systeem. Rick: “Dat was wel even een omschakeling. Als er iets aan de hand is, zijn zij ook aan zet om actie te nemen en bijvoorbeeld AVEX in te schakelen. Er gebeurt veel qua techniek tijdens een vergadering. Als iets niet werkt, moet het direct opgelost worden. Je kan niet zomaar een vergadering schorsen. Het is belangrijk dat zij zich comfortabel voelen in deze nieuwe rol. AVEX heeft na de oplevering ook intensieve ondersteuning gegeven bij de vergaderingen. Op basis van het ‘train de trainer’ en ‘train het team’ concept.”
AVEX heeft na de oplevering ook intensieve ondersteuning gegeven bij de vergaderingen. Op basis van het ‘train de trainer’ en ‘train het team’ concept.
Leuk om te vertellen is ook dat inmiddels vier andere griffies op bezoek zijn geweest om hier naar het systeem te komen kijken. We hebben ze alles laten zien en ervaringen gedeeld”, aldus Anna Marie.
In gesprek over uw raadzaal, commissiezaal of (hybride) werkomgeving?
Maak vandaag nog een afspraak
0346 259259info@avex.nl
Over Gemeente Leiden
Leiden is een geweldige plek om te werken, te studeren, te ondernemen en te wonen. Het is de Stad van Ontdekkingen, met een prachtige historische binnenstad en een rijke traditie van kennis en cultuur. Leiden telt ruim 125.000 inwoners. De gemeenteraad van Leiden heeft 39 zetels. De vergaderingen van de gemeenteraad en van de commissies zijn openbaar. Het is dus mogelijk om bij een vergadering aanwezig te zijn of om deze vanuit huis live mee te kijken. Verbinding met de stad en de burgers is een belangrijke kernwaarde. Meer informatie: Home – Gemeente Leiden
DEMO MOGELIJKHEDEN
Op het hoofdkantoor van AVEX in Breukelen verzorgen wij regelmatig demo’s en testopstellingen. Hier hebben wij namelijk verschillende ruimten beschikbaar om onze opdrachtgevers te laten kennismaken met de nieuwste apparatuur. Het inrichten van ruimten met de nieuwste AV-oplossingen vraagt om een flinke investering. Wij nemen dan ook graag de tijd om samen met de opdrachtgever en de gebruikers verschillende opties door te nemen. Met deze informatie en ervaringen bepalen wij dan samen dan welk type het beste aansluit bij de doelstellingen en behoefte.