Universele collaboration tools als Microsoft Teams en Skype for Business zijn niet meer weg te denken uit onze werkdag. Het contact met klanten, partners en collega’s is steeds meer plaats- en tijdsonafhankelijk. Tegenwoordig is zelfs bij meer dan de helft van alle vergaderingen iemand op afstand betrokken. Gelukkig groeien onze werkomgeving en tools mee met deze veranderende manier van werken. Maar welke oplossing gebruik je in welke situatie?
Effectief samenwerken
Een bijbehorende trend is dat we steeds meer in projectgroepen en teams werken. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bestaan uit mensen binnen en buiten de eigen organisatie. Om productief brainstormen en communiceren te faciliteren worden bij bedrijven steeds vaker huddle rooms ingericht. Huddle rooms zijn compacte ruimtes voor 2 tot 6 personen die de productiviteit aanzienlijk verhogen. Huddle rooms zijn zo ontworpen dat teams snel en zonder afleiding kunnen samenwerken. Ideaal voor een projectmeeting, creatieve sessie of dus een video-overleg.
3 opties voor Skype in de huddle room
Soms zijn teamleden niet fysiek aanwezig. Met behulp van Skype for Business kunnen zij toch bij een overleg aansluiten. Echter loopt men bij zo’n Skype meeting al snel tegen de beperkingen van persoonlijke devices aan. De ingebouwde microfoon en camera van onze laptop zijn niet goed genoeg voor groepsgebruik. Gelukkig zijn er betaalbare oplossingen. Welke oplossing het beste past hangt af van het soort overleg, van wat de gebruikers gewend zijn en van de gewenste kwaliteit en gebruiksgemak.
1 – Bring your own device
Bij deze optie neemt één van de teamleden zijn/haar laptop mee naar de huddle room. De Skype meeting wordt op de laptop gestart. In de huddle room zijn een groot display, een kwalitatief goede externe camera en microfoon voor groepsgebruik aanwezig. Door de laptop aan te sluiten op de audiovisuele middelen neemt de groep de betere groepsmogelijkheden in gebruik.
Een voorbeeld van een compacte Huddle room oplossing is de Logitech MeetUp. Met één USB kabel sluit je camera, microfoon en luidsprekers aan om de videoconference kwaliteit naar een hoger niveau te tillen.
2 – Skype room systeem
Optie 2 is een volledig op zichzelf staande Skype oplossing in de huddle room. Met behulp van een bedieningspaneel op tafel start het team gemakkelijk een Skype vergadering. Middels het normale Outlook Skype-vergaderverzoek nodigt het team elkaar en de huddle room uit. De geplande Skype vergaderingen worden op het bedieningspaneel weergegeven, waardoor met één aanraking het overleg kan worden opgestart. Ook kan er gemakkelijk ongepland een collega of ruimte worden gebeld met Skype vanuit het adresboek.
Het getoonde Skype Room system van Logitech (SmartDock) zorgt ervoor dat gebruikers gelijk een meeting kunnen starten zonder dat ze een laptop mee hoeven te nemen. De interface draait een herkenbare Microsoft applicatie, waardoor dit intuïtief met één druk op de knop te bedienen is.
3 – Interactive Whiteboard
Wanneer er een meer dynamische en interactieve samenwerking gewenst is, dan is deze laatste categorie het beste geschikt. Het team wordt ondersteunt in creatief en agile samenwerken. Met onder meer digitale whiteboarding mogelijkheden en het samenbrengen van verschillende relevante content. Daarbij zijn via Skype ook vaak deelnemers op afstand actief betrokken.
In deze oplossing vormt het touch scherm met de Skype for Business applicatie de basis. Door middel van interactieve applicaties en functies kunnen gebruikers samenwerken. Door middel van randapparatuur kunnen camera’s, luidsprekers en microfoons toegevoegd worden.
Field of View
De Field of View (FOV) van een Conference camera bepaalt aan de hand van het aantal graden hoe wijd de kijkhoek is. Hoe breder de kijkhoek hoe beter iedereen zichtbaar is. Bij een FOV van 120°, zoals bij de Logitech MeetUp, is zelfs in kleine huddle rooms waarbij men dicht op de camera zit iedereen goed zichtbaar.
Multi platform meetings
Veel bestaande videoconferencing ruimtes zijn niet rechtstreeks compatibel met moderne collaboration tools. Om te voorkomen dat die videoconferencing ruimtes niet kunnen worden (her)gebruikt als Skype videoconferencing ruimte bieden we aanvullende (cloud) dienstverlening om multiplatform meetings toch mogelijk te maken.
Meer weten?
Meer weten over de keuze van audiovisuele oplossingen voor de Huddle Room? Neem contact op en maak een vrijblijvende afspraak.
+32 2 709 01 50info@avex.be